保有する個人情報及び開示等

■個人情報ファイル簿

本学が保有している個人情報ファイルについては,独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律に基づき,次の「個人情報ファイル簿」を公表しています。

※PDFファイルで掲載しています。

 

No.ファイル名管理担当課
1  寄附データベース  総務部総務課
2  授業料ファイル   財務部経理・調達課
3  教務ファイル  教育・学生支援部教育・入試企画課
4  学位記台帳  教育・学生支援部教育・入試企画課
5  入試管理システム  教育・学生支援部教育・入試企画課
6  学業成績簿  教育・学生支援部学務課
7  奨学金マスタファイル  教育・学生支援部学生支援課
8  授業料免除マスタファイル  教育・学生支援部学生支援課
9  図書館利用者ファイル  学術国際部図書情報課
10  基礎体験活動記録票  教育学部附属教育支援センター
11  活動記録票(実習セメスター)  教育学部附属教育支援センター
12  免許状更新講習受講申込書  教育学部教師教育研究センター
13  在学生名簿  教育学部FD戦略センター
14  プロファイルシート  教育学部FD戦略センター
15  生徒指導要録  教育学部附属中学校
16  生徒成績一覧(附属中学校)  教育学部附属中学校
17  卒業生台帳(附属中学校)  教育学部附属中学校
18  入学面接志願者,合格者データファイル(附属中学校)  教育学部附属中学校
19  児童指導要録  教育学部附属小学校
20  卒業生台帳(附属小学校)  教育学部附属小学校
21  園児指導要録  教育学部附属幼稚園
22  卒業生台帳(附属幼稚園)  教育学部附属幼稚園
23  医学部情報ネットワーク利用者ファイル  医学部総務課(情報ネットワークセンター)
24  学籍管理ファイル  医学部学務課
25  入学試験ファイル  医学部学務課
26  医学部附属病院医療情報システム利用者ファイル  医学部医療サービス課
27  開放型病床登録医ファイル  医学部医療サービス課
28 電子カルテ 医学部医療サービス課
29  就職相談関係綴  教育・学生支援機構キャリアセンター
30  就職システム  教育・学生支援機構キャリアセンター
31  島根大学統合認証システムデータ一式  学術情報機構総合情報処理センター

 

 

■開示等の請求書の提出
独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律に基づき,本学が保有する自己の個人情報の開示,訂正,利用停止の請求をすることができます。
本学では個人情報開示等のための窓口を設けています。

請求の内容により,該当する請求書に必要事項を記入の上,開示等請求窓口に提出するか又は郵送してください。なお,いずれの請求も電話,電子メール,FAXによる請求はできません。

※診療情報の開示については,下記の窓口で開示の請求を受け付けます。なお,手数料の額及び取扱いについても上記と異なりますので,詳細については,窓口までお問合せください。

  医学部医療サービス課情報開示担当(電話 0853-20-2091)

 

■本人確認書類の提示等

(1)窓口での開示請求の場合

窓口に来られて開示請求をする場合,本人確認のため,運転免許証,健康保険の被保険者証,住民基本台帳カード,在留カード,特別永住者証明書等の住所・氏名が記載されている書類を提示・提出してください。どのような書類が本人確認書類に当たるのか分からない場合や,本人確認書類の提出ができない場合は,窓口に事前に相談してください。

 

(2)送付による開示請求の場合

保有個人情報開示請求書を送付して保有個人情報の開示請求をする場合には,(1)の本人確認書類を複写機により複写したものに併せて,住民票の写し又は外国人登録原票の写しを提出ください。

 

(3)法定代理人による開示請求の場合

法定代理人が開示請求をする場合には,法定代理人自身に係る(1)に掲げる書類又は(2)に掲げる書類に併せて,戸籍謄本その他法定代理人であることを証明する書類(ただし,開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。)を提出してください。

 

■開示請求の方法

「保有個人情報開示請求書」に必要事項を記載して,情報公開窓口に提出するか又は郵送してください。なお,電話,電子メール,FAXによる請求はできません。開示請求手数料は,現金または本学の指定銀行口座への振込により納付してください。開示請求にかかる手数料は,1件につき300円です。

 

■開示,訂正,利用停止の決定等

開示・不開示の決定,訂正,利用停止の決定等は,原則として開示請求書,訂正請求書,利用停止請求書を受け取った日の翌日から起算して30日以内に決定し,書面により通知します。

 

■開示の実施

本学から開示の決定通知があった場合は,30日以内に開示の実施方法を選択して決定通知に併せて送付される「保有個人情報の開示の実施方法等申出書」により,申し出てください。
希望する開示の実施方法は開示請求書にあらかじめ記載しておくこともできます。

「開示の実施方法等申出書」に記載された開示実施手数料(開示の実施の際に必要となります。)が必要です。開示決定のあった法人文書の写しの郵送を希望する場合には,郵送料が必要となります。郵送料の実費を郵便切手で事前に,「開示の実施の方法の申出書」に同封して送付していただきます。

 

■異議申立て

不開示や,一部開示の決定に不服がある場合には,決定を知った日の翌日から起算して60日以内に,本学学長に対して異議申立てができます。手続きについては,窓口にご連絡ください。

異議申立てがあった場合は内閣府情報公開審査会に諮問して,諮問に対する答申を受けて,異議申立てに対する裁決または決定を行います。異議申立人は内閣府個人情報保護審査会の調査審議で意見を述べる機会が与えられ,答申が行われればその写しが送付されます。なお,異議申立てとは別に,裁判所に対して決定などの取り消しを求める訴訟を提起することもできます。

 

■お問い合わせ

◇保有個人情報開示について
 総務課法規・基金グループ (松江キャンパス本部棟3階)
 電話:0852-32-9755
※開示請求内容等を正確に把握するため,通話内容を録音します。録音記録は,情報公開業務の目的のみに利用し,最大5年間保存いたします。
 FAX:0852-32-6019

◇その他個人情報について
 企画広報情報課広報グループ (松江キャンパス本部棟4階)
 電話:0852-32-6603

月曜日から金曜日の9時から17時までご利用可能です。(ただし,祝・祭日,12月29日~1月3日を除く。)
 

個人情報保護関連規程