2026年8月27日（木）および28日（金）に、島根大学松江キャンパスと出雲キャンパスにおいて「Microsoft 365基礎ハンズオンセミナー」を開催しました。
本セミナーは、Microsoft 365の各種アプリの基本的な利用方法を学ぶとともに、業務効率化やDX（デジタルトランスフォーメーション）の実現に向けた活用方法を体験的に学ぶことを目的として実施したものです。
今回のセミナーには、松江キャンパス35名、出雲キャンパス12名の教職員が参加し、合計47名が受講しました。

セミナーでは、「Microsoft 365は単なるツールではなく、業務改革を実現するための道具箱である」という考え方のもと、OneDrive、Outlook、SharePoint、Formsを中心に、日常業務で活用できる機能について実際に操作しながら学習しました。

OneDriveのセッションでは、個人用クラウドストレージとしての基本的な利用方法に加え、デスクトップやドキュメントフォルダの自動バックアップ機能について紹介しました。これにより、パソコンの故障や紛失が発生した場合でも、クラウド上に保存されたデータで復元できることの説明がありました。
また、近年問題となっているメール添付ファイルの肥大化や情報漏えいリスクへの対策として、OneDrive上に保存したファイルを共有リンクで共有する運用を紹介しました。実際に参加者同士で共有リンクを送信し、閲覧や共同利用を体験しました。 

Outlookのセッションでは、予定表とTeams会議が自動で連携する仕組みや、共有メールボックスの活用方法について紹介しました。また、会議日程の調整に活用できる「スケジュール設定の投票」機能の紹介がありました。Outlookの予定表情報を活用して候補日時を提示し、対象者から投票形式で回答を集めることができます。参加者同士で日程調整メールを送信し、機能を体験しました。 

SharePointのセッションでは、組織で利用する文書の保管場所としての役割や、従来の共有フォルダとの違いについて紹介しました。また、ドキュメントライブラリとリストの使い分け、TeamsとSharePointの連携についての解説がありました。
実演では、SharePoint上に保存したExcelファイルへ複数人が同時にアクセスし、リアルタイムで共同編集を行い、その編集履歴の見方、自動で作成され、必要に応じて過去のバージョンに戻すことも出来る、バージョン履歴について学びました。参加者は同じファイルを同時に編集できる様子や、誰がどのセルを編集しているかが表示される仕組み、履歴情報の確認方法を学習し、従来のようにメールでファイル添付でやり取りしながら修正版を作成する必要がないことを体感しました。

Formsのセッションでは、アンケートや申請フォームを作成する際の回答者制御や回答データの保存先について説明がありました。学内構成員限定のフォームと学外者回答前提のフォームの違い、回答結果の集計方法などを紹介したほか、フォームの作成で特に重要となる運用上のポイントを解説しました。
実演では、まず個人用フォームを作成し、その後グループへ移動させる手順を紹介しました。フォームをグループに移動することで、回答データが個人のOneDriveではなくSharePoint上で管理されるようになり、担当者の異動や退職後もデータを組織として継続管理できることを説明しました。また、移動前後でフォームのURLが変化する様子も確認し、実運用上の注意点について理解を深めました。

DX推進に向けた第一歩として、本セミナーでは、各アプリの操作方法だけでなく、メール添付による情報共有から共有リンクによる情報共有への転換や、共同編集による業務効率化など、Microsoft 365を活用した業務改革の考え方についても紹介しました。参加者には実際の業務を想定した操作を体験していただき、Microsoft 365の活用が日々の業務改善や組織的なDX推進に繋がることを実感いただく機会となりました。

情報推進課では、今後もMicrosoft 365や生成AI等の活用支援を通じて、大学DXの推進と業務効率化に取り組んでまいります。

お問い合わせ：総務部情報推進課　TEL：0852-32-6031